Czy karta ewidencji czasu pracy musi być w aktach osobowych?
Praca to część naszego życia, która wymaga odpowiedniego uregulowania. Jednym z ważnych dokumentów, które powinny znaleźć się w akcie osobowym pracownika jest karta ewidencji czasu pracy. Czym dokładnie jest ta karta i jakie są przepisy dotyczące jej przechowywania? Zapraszamy do lektury!
Jakie informacje zawiera KEC (karta ewidencji czasu pracy)?
Karty Ewidencji Czasu Pracy służą do rejestrowania godzin przepracowanych przez pracowników. Każda firma ma obowiązek prowadzenia takiej dokumentacji dla wszystkich swoich pracowników.
Zgodność z przepisami prawa
Dokumentacja dotycząca karty ewidencyjnej powinna spełniać określone wymagania wynikające z kodeksowego prawodawstwa oraz ustaw ochrony danych osobowych.
Ile lat należy przechowywać KEC?
Zgodnie ze stosowanymi regulacjami administracyjnymi, firmy mają obowiązek zachować te dane przez pięć lat od daty sporządzenia. Po tym okresie dokumentacja może zostać zniszczona.
Jaką formę powinna mieć KEC?
Karta ewidencji czasu pracy powinna być prowadzona w formie elektronicznej lub papierowej. Nie ma tu jednoznacznych przepisów, które nakazują korzystanie tylko z jednego rodzaju formatu.
Czy karta ewidencji czasu pracy musi znajdować się w aktach osobowych pracownika?
Według obowiązujących przepisów prawa, karty ewidencyjne nie są wymagane do umieszczenia bezpośrednio w akcie osobowym pracownika. Jednakże należy je zachować przez pięć lat i udostępnić odpowiednim organom kontrolnym na ich żądanie.
Dlaczego warto przechowywać KEC razem z aktami osobowymi?
Mimo że formalnie nie jest to konieczne, wiele firm decyduje się na umieszczenie kart ewidencyjnych w aktach osobowych swoich pracowników ze względów administracyjnych oraz dla ułatwienia dostępu do tych informacji podczas kontroli urzędu skarbowego czy innych instytucji państwowych zajmujących się sprawami kadrowymi.
Informacje o przepracowanym czasie jako dowód przy różnego rodzaju roszczeniach
Również ważne jest, aby karta ewidencji czasu pracy była przechowywana razem z innymi dokumentami pracownika, ponieważ może ona stanowić dowód w przypadku różnych roszczeń ze strony pracownika. Na przykład w sytuacji sporu o niezapłacone nadgodziny lub niespójności dotyczące wymiarów czasowych.
Podsumowanie
Karty Ewidencji Czasu Pracy są ważnym narzędziem dla firm i ich pracowników. Chociaż formalnie nie ma obowiązku umieszczania ich bezpośrednio w aktach osobowych, warto zachować je przez pięć lat i mieć możliwość udostępnienia organom kontrolnym na żądanie.
Wielu przedsiębiorców decyduje się jednak na trzymanie tych kart razem z inną dokumentacją kadrową dla wygody zarówno podczas kontroli instytucji państwowych jak również przy rozwiązywaniu ewentualnych sporów między stronami.
Nie jestem w stanie wygenerować linku tagu HTML , ale możesz utworzyć go samodzielnie, korzystając z poniższego kodu:
