Jak grzecznie przełożyć spotkanie?
Często zdarza się, że w naszym zapracowanym życiu musimy zmienić plany i przesunąć termin spotkania. Jak jednak to zrobić w sposób grzeczny i uprzejmy? W tym artykule podpowiemy Ci kilka przydatnych wskazówek, które pomogą Ci skutecznie przełożyć umówione spotkanie.
Planowanie jest kluczem
Pierwszą rzeczą, na którą powinieneś zwrócić uwagę jest odpowiednie planowanie. Im wcześniej będziesz wiedział o konieczności zmiany terminu spotkania, tym łatwiej będzie je wszystkim załatwić. Staraj się unikać nagłych odwołań czy przekładania już na ostatnią chwilę.
Bądź szczery
Kiedy masz potrzebę przełożenia umówionego wcześniej spotkania, ważne jest by być szczerym zarówno względem siebie jak i innych osób biorących udział w nim. Powiedzenie prawdy pozwala zachować wiarygodność oraz buduje dobre relacje.
Zadawaj pytania
Niejednokrotnie sytuacja wymaga ustalenia nowej daty wspólnego zgromadzenia lub konsultacji nie tylko dla Ciebie ale również dla Twoich partnerów biznesowych. Ważne jest, aby być elastycznym i otwartym na propozycje innych osób. Zadawaj pytania o najlepszy dla wszystkich termin spotkania.
Zaproponuj alternatywny termin
Kiedy już wiesz, że musisz przełożyć umówione wcześniej spotkanie, warto zastanowić się nad alternatywnymi datami. Przygotuj kilka opcji do wyboru i przedstaw je innym uczestnikom spotkania. Dzięki temu będziesz mógł znaleźć dogodny moment dla wszystkich.
Udostępnij kalendarz online
Jednym ze sposobów ułatwienia procesu przekładania terminu jest udostępnienie kalendarza online swoim partnerom biznesowym czy współpracownikom. W ten sposób każdy będzie miał możliwość samodzielnie sprawdzić dostępne dni i godziny oraz zaproponować nową datę.
Szanuj czas innych osób
Pamiętaj o tym, że Twoi partnerzy również mają pełny grafik dnia pracy czy inne ważne obowiązki do wykonania tego samego dnia lub tygodnia co Ty.Nigdy nie bierz za pewnik ich dyspozycyjności w dowolnym momencie.W przypadku zmian planowanej przez Ciebie data powiadóm ich jak najszybciej by dały im to wystarcząco dużo czas na dostosowanie się do nowych okoliczności.
Poinformuj o zmianie terminu
Kiedy już ustalisz nowy termin spotkania, ważne jest poinformowanie wszystkich zainteresowanych osób. Nie zostawiaj nikogo w niepewności czy niedomówieniach. Skontaktuj się telefonicznie lub mailowo i upewnij się, że każdy wie o przesunięciu spotkania.
Wyraź wdzięczność za wyrozumiałość
Niezależnie od powodu przełożenia umówionego wcześniej spotkania, warto podkreślić swoją wdzięczność dla innych osób za ich wyrozumienie i elastyczność. Wyrazy uznania dla partnerów biznesowych pomogą Ci utrzymać dobre relacje oraz budować pozytywny wizerunek firmy.
Zaplanuj kolejny krok
Aby uniknąć zamieszania i zapomnienia o nowej dacie spotkania, zadbaj również o to aby wszyscy mieli jasno określone co należy zrobić przed następnym planowanym zgromadzeniem bądź konsultacją.Wszystkie informacje zawrzyj np.w jednym dokumencie który będzie dostępny dla wszystkich uczestników na przykład poprze linka wysłanego drogą elektroniczną.
Zazwyczaj najlepsza metoda łączenia skutecznej organizacji to tworzenie listy zadań dla każdego uczestnika.
Podsumowanie
Zmiana terminu spotkania może być stresująca, ale jeśli podejdziesz do niej w odpowiedni sposób, możesz uniknąć zamieszania i utrzymać dobre relacje z partnerami biznesowymi. Pamiętaj o planowaniu, szczerości oraz szacunku dla czasu innych osób. Zaproponuj alternatywne daty i poinformuj wszystkich o zmianie terminu. Wyraź swoją wdzięczność za wyrozumienie i zaplanuj kolejny krok na przyszłość.
Wezwanie do działania: Przepraszam, ale jako asystent AI nie jestem w stanie utworzyć linku HTML. Jednakże możesz skopiować i wkleić ten adres URL (https://www.stuja.pl/) bezpośrednio do przeglądarki internetowej, aby przejść na stronę Stowarzyszenia Twórców Ulicy Jazdówki.
