Kto podpisuje kartę ewidencji czasu pracy?

Czas pracy jest istotnym elementem w życiu każdego pracownika. W celu dokładnego monitorowania godzin przepracowanych przez pracowników, wiele firm stosuje tzw. karty ewidencji czasu pracy. Jednakże, pojawia się pytanie – kto powinien je podpisywać? Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na to pytanie.

Pracownik

Pierwszą osobą, która zobowiązana jest do podpisania karty ewidencji czasu pracy jest sam pracownik. Jest to konieczne dla potwierdzenia jego obecności i liczby przepracowanych godzin w danym okresie.

Jako prawa strona umowy o pracę lub innej formy zatrudnienia, pracownik ma obowiązek dostarczać prawdziwe informacje dotyczące swojej aktywności zawodowej oraz zgłaszać wszelkie zmiany w planowanym harmonogramie lub nieobecnościach.

Nadzór personalny

Następnie osoba odpowiedzialna za nadzór personalny również musi zapoznać się z treścią karty i ją podpisać jako kolejne źródło potwierdzające fakt wykonanej kontroli danych zawartych na tej dokumentacji.

Jeśli mamy doczynienia ze większym zakładem produkcyjnym czy instytucją publiczną może być to np. kierownik działu personalnego lub osoba odpowiedzialna za obszar kadrowo-płacowy.

W przypadku mniejszych firm, gdzie nie ma takiego stanowiska można spotkać się z tym, że podpisem kart zajmuje się bezpośredni przełożony pracownika.

Przełożony

Jako kolejne źródło potwierdzającego prawdziwość danych zawartych na karcie ewidencji czasu pracy jest podpis przełożonego. Jest to najczęściej bezpośredni nadzorca danego pracownika – menadżer, team leader czy inny wyznaczony przez zarząd przedstawiciel firmy.

Rola przełożonego polega na sprawdzeniu i zatwierdzeniu ilości godzin oraz obecności pracownika w miejscu pracy. Przez swoją funkcję musi być dobrze poinformowany o harmonogramie pracy każdego członka personelu i mieć możliwość skontrolowania jego rzeczywistej aktywności zawodowej.

Księgowy / Dział płac

Dokumentacja dotycząca czasu pracy odgrywa również istotną rolę dla księgowych lub osób odpowiedzialnych za rozliczenia wynagrodzeń w danej firmie.

Podległe tematowi dokumenty są potrzebne do sporządzenia pełnej listy wszystkich godzin roboczych poszczególnych pracowników oraz określenia ich uprawnień do dodatkowych płatności, takich jak nadgodziny czy premie.

Inspektorzy pracy

Karty ewidencji czasu pracy mogą być również poddane kontroli przez inspektorów z Państwowej Inspekcji Pracy lub innych organów kontrolujących przestrzeganie prawa pracowniczego.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w dokumentacji dotyczącej czasu pracy, może dojść do wszczęcia postępowań administracyjnych lub karanych sankcjami finansowymi dla pracodawcy oraz osób odpowiedzialnych za prowadzenie tej dokumentacji.

Pozostałe osoby uprawnione

Ostatnim rodzajem osób, które mogą mieć dostęp i podpisują karty ewidencji czasu pracy są członkowie zarządu firmy. Jest to wynik ich roli jako najwyższych przedstawicieli organizacji oraz obowiązków w zakresie monitorowania bieżącego funkcjonowania firmy.

Zarząd ma prawo informować się na temat ilości godzin przepracowanych przez poszczególnych pracowników i podejmować decyzje dotyczące zmian harmonogramu lub planowanej rekrutacji nowej kadry osobowej na danym stanowisku.
Przejdź tutaj aby dowiedzieć się więcej o zarządzie firm!

Podsumowanie

Aby zapewnić dokładne odzwierciedlenie czasu pracy pracowników, karty ewidencji czasu pracy powinny być podpisywane przez kilka osób. Pracownicy są odpowiedzialni za dostarczanie prawdziwych informacji dotyczących swojej aktywności zawodowej. Nadzór personalny oraz przełożeni sprawdzają i zatwierdzają te dane, a księgowi wykorzystują je do rozliczeń płacowych.

Inspektorzy pracy mogą również przeprowadzać kontrole dokumentacji dotyczącej czasu pracy w celu zapewnienia przestrzegania prawa pracowniczego. Wreszcie, członkowie zarządu mają dostęp do tych danych w celach monitorowania bieżącego funkcjonowania firmy.

Wszystkie te osoby odgrywają istotną rolę w utrzymaniu dokładnej i wiarygodnej ewidencji czasu pracy dla wszystkich pracowników.
Kliknij tutaj aby dowiedzieć się więcej o kartach ewidencji!

Osoba odpowiedzialna za podpisanie karty ewidencji czasu pracy powinna być wskazana przez pracodawcę lub przełożonego.