Jak zaksięgować obiad z kontrahentem?

Często spotykamy się w biznesie ze swoimi klientami, partnerami czy dostawcami na różnych okazjach. Czasem organizujemy wspólne lunch lub kolację jako formę umocnienia relacji oraz negocjacji warunków naszej współpracy. Jednak jak poprawnie rozliczyć takie wydatki w księgowości firmy? W tym artykule przedstawimy kilka kroków, które pomogą Ci prawidłowo i legalnie zaewidencjonować koszty wynikające ze spotkania biznesowego przy posiłku.

Wybierz odpowiednią formułkę dla Twojej sytuacji

Pierwszym krokiem jest ustalenie rodzaju dokumentu finansowego, który będzie potwierdzeniem Twoich wydatków na posiłek służbowy. Najczęściej są to faktury VAT bądź paragony fiskalne. Pamiętaj jednak o ważnym aspekcie – aby odliczyć podatek VAT musisz spełniać wymogi ustawowe i mieć odpowiedni dokument do tego celu.

Faktura VAT a paragon fiskalny – co warto wiedzieć?

Faktura VAT wystawiana jest przez sprzedawców usług lub produktów, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT. Dokument ten jest bardziej formalny i zawiera więcej informacji niż paragon fiskalny. Przykładowo, faktura powinna posiadać pełne dane sprzedawcy oraz nabywcy oraz szczegółowy opis zakupionych towarów czy usług.

Paragon fiskalny natomiast wystawiany jest przez osoby prowadzące działalność gospodarczą nie będących podatnikami VAT lub w przypadku transakcji zwolnionych z tego obowiązku. Zazwyczaj na paragonie znajdują się mniej szczegółowe informacje odnośnie sprzedającego i kupującego.

Zasady rozliczenia kosztu

Kiedy już masz odpowiedni dokument potwierdzający wydatek na lunch bądź kolację ze swoim kontrahentem, musisz pamiętać o kilku ważnych aspektach dotyczących księgowości:

Rozróżniaj koszty reprezentacyjne od innych wydatków firmy

Prawidłowa klasyfikacja wydatków ma duże znaczenie dla Twojej księgowej i raportowania finansowego Twojej firmy. Koszty reprezentacyjne obejmują spotkania biznesowe przy posiłkach służbowych – takie jak obiad czy kolacja – które mają na celu umocnienie relacji handlowej albo negocjacje warunków umowy. Pamiętaj, że nie wszystkie posiłki ze współpracownikami czy partnerami biznesowymi mogą być zaliczone do kosztów reprezentacyjnych – musisz spełnić określone kryteria.

Właściwe dokumentowanie wydatków

Aby prawidłowo rozliczyć koszty obiadu z kontrahentem, potrzebujesz potwierdzenia transakcji w postaci faktury VAT lub paragonu fiskalnego. Upewnij się, że na dokumencie znajdują się poprawne dane dotyczące sprzedawcy oraz nabywcy oraz szczegółowe informacje o zamówionych daniach i napojach.

Odpowiednia ewidencja księgowa

Po odpowiednim skompletowaniu dokumentacji finansowej powinieneś ją przekazać swojej księgowej bądź samodzielnie wprowadzić do systemu rachunkowego firmy jako dowód wydatku. Ważne jest również zachowanie kopii dokumentów dla celów archiwizacyjnych przez określony czas (np. 5 lat).

Zgodność z przepisami podatkowymi i regulaminem pracy

Koszty poniesione na spotkania biznesowe przy posiłkach służbowych są często odliczane od dochodu przedsiębiorstwa jako jego uzasadniona forma prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak istnieją pewne zasady i ograniczenia, które musisz przestrzegać.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych

Zgodnie z polskim prawem podatkowym, kosztami uzyskania przychodu są wydatki niezbędne do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła ich płynności. Oznacza to, że jeśli posiłek służy celom biznesowym oraz jest rozsądny w kontekście prowadzonej działalności gospodarczej – możesz go uwzględnić jako koszt firmy.

Ograniczenie wysokości obiadu dla kontrahenta

Należy pamiętać również o ograniczeniach dotyczących wysokości wydatków na jedną osobę na spotkaniu biznesowym. Zgodnie z aktualnymi przepisami prawnymi w Polsce (na dzień publikacji artykułu), limit ten wynosi 150 zł brutto za jeden posiłek służbowy.

Podsumowanie

Rozliczenie kosztów obiadu bądź kolacji ze swoim kontrahentem może być skomplikowane, ale ważne jest zapewnienie poprawnej dokumentacji finansowej i jej odpowiedniej

Wezwanie do działania:

Proszę zaksięgować obiad z kontrahentem, aby utrwalić te ważne wydatki w naszych księgach. Upewnij się, że posiadasz wszelkie niezbędne informacje dotyczące kosztów i daty spotkania. Przejdź teraz do systemu księgowego i dokonaj odpowiednich wpisów.

Link tagu HTML :

Kliknij tutaj, aby przejść na stronę Mambra.pl