Drukowanie dziennika księgowań to jedna z metod dokumentowania finansowych transakcji w firmie. Jednakże, czy rzeczywiście trzeba go drukować, zależy od przepisów i wymagań obowiązujących w danym kraju oraz specyfiki danej firmy. W niektórych przypadkach istnieje możliwość prowadzenia elektronicznego dziennika księgowego, co pozwala na oszczędność papieru oraz ułatwia proces archiwizacji i wyszukiwania danych.
Zalety i wady elektronicznego dziennika księgowego
Czy trzeba drukować dziennik księgowań?
Odpowiedź na to pytanie może wydawać się prosta – tak, bo przecież dokumentacja finansowa musi być zachowana w formie papierowej. Jednak coraz częściej pojawiają się głosy, że elektroniczny dziennik księgowy ma wiele zalet i powinien zastąpić tradycyjną metodę prowadzenia ksiąg.
Jedną z najważniejszych zalet elektronicznego dziennika jest oszczędność czasu. Wprowadzenie danych do systemu jest znacznie szybsze niż ręczne wpisywanie ich do pamiętnika czy arkusza kalkulacyjnego. Ponadto program automatycznie sumuje wszystkie kwoty oraz oblicza podatki i inne opłaty, co ułatwia pracę osobom odpowiedzialnym za sprawowanie kontroli nad finansami firmy.
Elektroniczny dziennik daje również większą przejrzystość całej dokumentacji finansowej. Dzięki temu każdy członek zespołu może mieć dostęp do informacji o bieżącej sytuacji budżetowej firmy bez konieczności szukania jej w stertach papierów czy pytań innych osób ze swojej jednostki organizacyjnej.
Kolejna ważna korzyść wynikająca z użytkowania e-dziennika to jego łatwość aktualizacji i archiwizowania danych – niepotrzebne już pliki można przechowywać na zewnętrznych serwerach, co pozwala zaoszczędzić miejsce na dysku twardym komputera i zwiększyć bezpieczeństwo przechowywanych danych.
Jednakże, wraz ze wszystkimi korzyściami elektronicznego prowadzenia ksiąg rachunkowych wiążą się pewne ryzyka. Przejście całej dokumentacji finansowej do formy cyfrowej może spowodować utratę jej części lub nawet całości w przypadku awarii systemu lub kradzieży hasła dostępu przez nieuprawnionych użytkowników.
W takim przypadku trzeba pamiętać o regularnym wykonywaniu kopii zapasowych oraz stosowanie odpowiednich narzędzi antywirusowych czy programów monitorujących bezpośrednie zagrożenia dla komputera. Wprowadzenie dodatkowego stopnia kontroli nad pracami personelu IT jest również kluczowe dla zachowania ciągłości pracy firmy – aby uniknąć problemów wynikających np. z sytuacji gdy jeden członek ekipy ma pełny dostęp do bazy danych a inni tylko ograniczone możliwości edycji wpisów.
Podsumowując: Elektroniczny dziennik księgowy przynosi wiele korzyści i powinien być brany pod uwagkę przy decyzjach dotyczących sposobu prowadzenia ewidencji finansowej przedsiębiorstwa – jednak jego użytkownicy muszą mieć świadomość ryzyk związanych z taką formą prowadzenia książki rachunkowej. Ostatecznie, wybór odpowiedniego narzędzia powinien być uzależniony od specyfiki działalności firmy oraz jej potrzeb.
Wezwanie do działania: Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dziennik księgowań musi być prowadzony w formie elektronicznej. Nie jest konieczne drukowanie go na papierze. Zachęcamy do skorzystania z usług naszej firmy Bebe & Company, która oferuje profesjonalną obsługę księgową oraz dostęp do nowoczesnego oprogramowania umożliwiającego łatwe i bezpieczne prowadzenie ewidencji finansowej online.
Link tagu HTML :
Bebe & Company
